Een evenement op touw zetten is in Grimbergen een pak eenvoudiger geworden. Dankzij een eengemaakt digitaal evenementenloket worden organisatoren niet langer geconfronteerd met een wirwar aan complexe regels. Bovendien is het verkrijgen van de nodige vergunningen nu gewoon simpel.
In Grimbergen worden jaarlijks zo’n 300 evenementen aangevraagd. Dat gaat van de traditionele kermissen, rommel- en jaarmarkten over fuiven en festivals, eetfestijnen, concerten en buurtfeesten tot wandel- en fietstochten. Alle aanvragen worden geregistreerd via het digitaal loket, beter bekend als de ‘e-formulieren’. In het kader van de digitalisering van de gemeentediensten kreeg het gloednieuwe digitaal evenementenloket zijn huidige vorm. In een eerste fase werd het aanvragen van evenementen gestroomlijnd. In de tweede en derde fase worden zaal- en materiaalverhuur toegevoegd.
Er is goed nieuws voor verenigingen en particulieren die een evenement willen organiseren: het invullen van statische formulieren is voorgoed verleden tijd. Vanaf nu worden zij via een innovatief platform doorheen het registratieproces geleid. Zo maakt de dienst Evenementen organisatoren wegwijs in procedures rond verzekeringen, geluid, brandveiligheid, preventie … Op termijn zal je een evenement meteen in een zaal én met het nodige materiaal kunnen aanvragen.
“Een evenementenloket is een centraal systeem, ingericht door de gemeente, waar burgers die een evenement willen organiseren terechtkunnen voor informatie, advies, vergunningen en hun aanvraag”, verduidelijkt schepen van feestelijkheden Trui Olbrechts (CD&V). “Tot op vandaag verliepen alle aanvragen via e-formulieren. Om deze aanvragen nog beter te kunnen behandelen, werd het evenementenloket geprofessionaliseerd.”
Er zijn enkele nuttige toepassingen binnen het nieuwe systeem, zoals de dynamische velden. Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, vraagt de gemeente meer/minder gegevens op. Organiseer je bijvoorbeeld een wandeltocht, dan zal je veel minder velden (info) moeten invullen dan bij een festival. Dankzij het digitaal portaal heb je als lid zicht op alle aanvragen van jouw vereniging. Ook de status van je dossier en de adviezen van politie of brandweer kan je altijd raadplegen, wat de transparantie fel verbetert.
“Terugkerende evenementen kunnen vanaf nu ook gekopieerd worden. Dat maakt het voor organisatoren praktisch toch heel wat gemakkelijker. Met ons gloednieuwe digitaal evenementenloket kunnen we hen nu professioneel ondersteunen. Wie niet meteen zijn/haar weg vindt in het nieuwe systeem, kan uiteraard nog steeds terecht bij de medewerkers van de dienst Evenementen”, besluit Olbrechts.
